Rechnungen zählen zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie Rechnungen richtig archivieren und mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) sicherer und wirtschaftlicher arbeiten. Rechnungen sind ein elementarer Bestandteil der Buchführung. Jedes Unternehmen schreibt und bezahlt sie. Deshalb ist es wichtig, bei der Bearbeitung und Archivierung von Rechnungsbelegen rechtssicher und effizient vorzugehen. Im Folgenden erfahren Sie, worauf dabei zu achten ist. Rechnungen archivieren – wie und für wie lange? Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen – Eingangs- wie Ausgangsrechnungen – beträgt zehn Jahre. Das gilt für alle Buchungsbelege. Für die gesamte Aufbewahrungsdauer müssen Sie Rechnungen so archivieren, dass sie vor Verlust, Manipulation und Beschädigung geschützt sind. Sie müssen alles dokumentieren, was mit der Rechnung geschieht. Gobd archivierung kostenloser. Die Rechnung muss dem zugrundeliegenden Geschäftsvorfall zuzuordnen sein und bei einer Betriebsprüfung schnell vorliegen. Papiergebundene Rechnungsverarbeitung ohne DMS – aufwendig und fehleranfällig Ein hoher Anteil der Unternehmen verarbeitet Eingangsrechnungen immer noch papiergebunden.
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Die elektronische Archivierung von beliebigen Dokumenten, E-Mails, Daten und Informationen wird mit dem digitalen Dokumentenarchiv von ecoDMS für jedermann möglich. Die Aachener Archivlösung erlaubt eine günstige und benutzerfreundliche Ablage gemäß der GoBD-Richtlinie. Der erschwingliche Lizenzpreis von 69 Euro brutto pro gleichzeitiger Verbindung beinhaltet volle Funktionalität. Für Privatleute ist die Software als Free4Three Edition sogar kostenlos. Unter stehen die Softwarekomponenten, ausführliches Dokumentationsmaterial, Schulungsvideos und vieles mehr frei zur Verfügung. Das Client-Server-System läuft serverseitig unter Windows, Ubuntu, Debian, Docker mit Support für die NAS-Geräte von Synolgy und QNAP. GoBD Archivierung im Rechnungsprogramm Auftrags-MANAGER. Die Benutzeroberflächen sind ergänzend zu den genannten Betriebssystemen auch für MacOS, Webbrowser, Android und iOS verfügbar. Die ecoDMS Archivierungssoftware eignet sich perfekt zur elektronischen Aufbewahrung aller privaten und geschäftlichen Belege und Unterlagen. Nach der Installation kann sofort mit dem Speichern der gewünschten Daten begonnen werden.
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Sollten dennoch Anpassungen nötig sein, musst du die Änderungen erkennbar ausweisen, ohne dass sie nach der Archivierung rückgängig zu machen sind. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Auch für Dritte müssen deine Buchführungsunterlagen nachvollziehbar sein. Eine besondere Bedeutung haben in diesem Zusammenhang Unterlagen wie Rechnungen, betriebswirtschaftliche Abschlüsse oder Übernahmeverträge. Richtigkeit und Vollständigkeit: Als Selbstständige:r oder Freiberufler:in musst du deine betrieblichen Prozesse fehlerfrei, vollständig und lückenlos festhalten. Sicherung vor Verlust: Außerdem musst du garantieren, dass alle Dokumente archiviert werden – dabei dürfen keine Unterlagen verloren, vernichtet oder gestohlen werden. Software für GoBD konforme Archivierung. Befolgung der Aufbewahrungsfristen: Jegliche aufbewahrungspflichtigen Dokumente darfst du erst nach Ablauf der gesetzlichen Fristen löschen. Zeitnahe Dokumentierung: Du musst alle Geschäftsvorfälle zeitnah erfassen: Einnahmen und Ausgaben mit Bargeld täglich, bargeldlose Transaktionen innerhalb von 10 Tagen.
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Kein Wunder: Belastbare Erfahrungen aus der Prüfpraxis liegen bislang nicht vor. Ganz zu schweigen von einschlägigen Gerichtsurteilen, aus denen sich konkrete Anweisungen für die betriebliche Umsetzung sowie die Verwaltungs- und Prüfpraxis der Finanzämter ableiten lassen. Grund genug, den Ball flach zu halten – dabei aber nicht den Kopf in den Sand zu stecken. Gobd archivierung kostenlos ohne. Denn so viel ist sicher: Die GoBD gelten seit 2015 für alle Geschäftsleute – also auch für nicht-buchführungspflichtige Freiberufler und kleine Unternehmen! WISO MeinBüro bietet deshalb eine Menge praxisnaher Funktionen und Tools, mit denen Sie Ihre Aufzeichnungen und Ihr Belegwesen GoBD-sicher machen. Im Mittelpunkt der Finanzamts-Neugier stehen Abrechnungsdokumente (also Ihre Ausgangsrechnungen) und die dazugehörigen Zahlungsvorgänge. Der Prüfer möchte vor allem wissen:
Haben Sie wirklich alle Einkünfte versteuert? Haben Sie sämtliche Umsatzsteuer-Einnahmen gemeldet und abgeführt? Stimmen die Angaben auf Ihren Ausgangsrechnungen mit den Angaben überein, die Ihre Kunden gegenüber dem Finanzamt gemacht haben?
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(Das kann er zwar nicht sofort feststellen – im Zweifelsfall mithilfe von Kontrollmitteilungen aber überprüfen lassen). WISO MeinBüro legt daher ein besonderes Augenmerk auf die GoBD-konforme Verwaltung von Ausgangsrechnungen. Ideen für das Provisioning von Teams und SharePoint | Ulrich Boddenberg IT-Consultancy. Dazu gehören insbesondere …
die automatische Aufzeichnung eines "Änderungsprotokolls" (mit dem sich die Integrität von Rechnungsdokumenten glaubhaft machen lässt) sowie
die Möglichkeit, sämtliche Ausgangsrechnungen in einem externen "Rechnungsarchiv" zu speichern. Praxistipp: Wenn die Option "Rechnungsarchiv" in den Programm-Grundeinstellungen aktiviert ist, legt das Programm jede abgeschlossene Rechnung automatisch im PDF-Format in einem von Ihnen vorgegebenen Dateiverzeichnis ab. Sie finden die Option "Rechnungsarchiv" im Menü "Datei > Einstellungen" im Reiter "Grundeinstellungen":
Standardmäßig legt das Programm Ihr Rechnungsarchiv in folgendem Dateiverzeichnis an: C:\ProgramData\Buhl Data Service GmbH\MeinBüro\Archiv
Sie können aber auch jedes andere Verzeichnis auf Ihrem Computer als Rechnungsarchiv festlegen.
Sie geben einfach einen Suchbegriff ein und haben in wenigen Sekunden Zugriff auf das Dokument. Moderne Cloudspeicher ermöglichen die schnelle Einrichtung eines GoBD-konformen Archivs. Das klingt erst einmal harmlos, hat es aber richtig in sich. Denn in der sogenannten GoBD sind rechtsverbindlich die Vorschriften gesammelt, an die sich jedes Unternehmen halten muss.