Wie lange müssen Unternehmen E-Mails archivieren? § 257 HGB Abs. 4 gibt vor, dass als E-Mail geltende Handelsbriefe 6 Jahre verwahrt werden müssen. Hierbei regelt § 257 HGB Abs. E mail archivierung linux online. 5 die Aufbewahrungsfrist im Detail: Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail gesendet oder empfangen wurde. Weiterhin muss man auch laut § 147 AO alle als Handels- oder Geschäftsbriefe geltende E-Mails 6 Jahre archivieren. Sollten die Mails jedoch Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse oder generelle Bilanzen, Lageberichte oder andere Organisationsunterlagen beinhalten, gilt hier grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht von insgesamt 10 Jahren. Der Einfachheit halber archivieren einige Unternehmen direkt alle betroffenen Mails für insgesamt 10 Jahre, um sich den Aufwand der Trennung zu sparen. Wie sollen Unternehmen E-Mails archivieren? Die Gesetzgebung bietet keine ausführlichen Vorgaben für die Speicherung und Katalogisierung geschäftlicher E-Mails. Aus § 146 AO und § 239 HGB ergeben sich aber folgende (sehr allgemein gehaltene) Bedingungen für die revisionssichere E-Mail-Archivierung: Handelsbücher und sonstige erforderliche Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, unveränderlich, ordentlich und nachvollziehbar geführt werden.
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Um diese E-Mails gezielt bearbeiten und ggf. löschen zu können, empfehlen wir eine separate E-Mail Adresse. Diese könnte "" oder "" lauten. Löschung von E-Mails Die Löschung von E-Mails sollte aber nur einem bestimmten und autorisierten Personenkreis zur Verfügung stehen. Idealerweise im 4-Augen-Prinzip. Zugang für Revisor Eine weitere sehr wichtige Anforderunge an ein E-Mail Archiv ist der unbeschränkte Zugriff eines Revisors. Mail Proxy (smtp/pop) zwecks email Archivierung gesucht.. Wenn also dein Finanzamt den Zugriff auf alle E-Mails einfordert, dann sollten die E-Mail Programm dafür eine Möglichkeit vorsehen. Suchfunktion Eine weitere Anforderung an ein Archiv ist die umfassende und schnelle Suchfunktion. Du willst ja die archivierten Dokumente mit wenigen Klicks wiederfinden. In den Programmen ist eine Volltextsuche inzwischen Standard. Die Suche ist extrem schnell und schließt anhängende Dokumente mit ein. So ist es möglich, die E-Mail mit einer bestimmten Rechnung zu finden, selbst wenn du nur die Rechnungsnummer in die Suchmaske eingibst.
Ich würde mich derzeit zumindest nicht auf Skripte etc. verlassen, die ein Postfix-Archiv verschlüsseln, mit einer Signatur versehen und diese auf einem Storage sichern. Mit einer "externen" Lösung ist man da auf der sicheren Seite. Schau' dir mal diese möglichen Lösungen an:
Auch gibt es einige Appliances, die eine Menge an features bieten, aber teils mehrere tausend Euro kosten. von anstein » 12. 2010 21:29:13
Hallo Daniel,
habe heute während der Arbeit mich mit dem Thema mal intensiver auseinander gesetzt. E mail archivierung linux.org. Ich muss sagen, dass sich damit ein ganzer Ratenschwanz zieht. Das Thema wurde mal im Ubuntu Forum besprochen... wirklich lesenswert - Ubuntuusers Beitrag mit Brief an BSI
Ebenfalls aus diesem Forum gibt es Ansätze mit Mailscanner und alway_bcc oder header_check. Jedenfalls gehts es immer um die Archivierung: Ablage einer Mail Copy auf einem anderem System. Das ist auch wo wir auch hin wollen. Uns gehts aber auch ums Rechtliche - revisionssicher und signiert. Dabei fand ich diese Seite.