Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen können auch auf Datenträgern geführt werden. Die Form der Buchführung und das dabei angewandte Verfahren müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen. Diese Grundsätze sind auch für den Fall der maschinellen Weiterverarbeitung der Kontoauszugsdaten zu beachten. Steuerpflichtige nutzen verstärkt das Onlinebanking-Verfahren. Kontoauszüge werden daher zunehmend in digitaler Form von den Banken an die Kunden übermittelt. Anerkennung elektronischer kontoauszug finanzamt st. Zudem sehen die allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Online-Banking die Übermittlung von Kontoauszugsdaten häufig nur noch in elektronischer Form vor. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. als csv-Datei). Sofern eine elektronische Übermittlung der Kontoauszüge erfolgt, sind diese aufbewahrungspflichtig, da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt.
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Die zum Einsatz kommenden DV- oder Archivsysteme müssen den Anforderungen der AO, den GoB und den GoBD (BMF-Schreiben vom 28. 11. 2019, BStBl I 2019, 1269) insbesondere in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen. Wie alle aufzubewahrenden originär digitalen Dokumente unterliegen auch elektronische Kontoauszüge dem Datenzugriffsrecht nach § 147 Abs. 6 AO. Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht sind die Daten zu speichern, gegen Verlust zu sichern, maschinell auswertbar vorzuhalten und ggf. i. R. Digitale Buchführung | Aufbewahrung und Archivierung elektronischer Kontoauszüge. d. Außenprüfung zur Verfügung zu stellen. Für Steuerpflichtige ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 140 AO, § 141 AO und § 147a AO oder anderen Vorschriften besteht keine Aufbewahrungspflicht. Es bestehen daher grundsätzlich keine Bedenken, im Rahmen von Steuererklärungen anstelle von konventionellen Kontoauszügen auch ausgedruckte Online-Bankauszüge anzuerkennen. Sollten im Einzelfall Zweifel an der Authentizität oder Integrität des Beleges bestehen, bleibt es dem Finanzamt unbenommen, andere Nachweise zu fordern.
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"Die Aufbewahrungspflicht wird zum Beispiel nicht erfüllt, wenn elektronische Kontoauszüge ausgedruckt und als Papierbeleg aufbewahrt werden, der elektronische Beleg aber gleichzeitig gelöscht wird", erklärt Grüning. Das digitale Dokument muss in elektronischer Form auf einem maschinell auswertbaren Datenträger gesichert werden. Zudem müssen über einen Zeitraum von zehn Jahren die elektronischen Kontoauszüge jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sein. PDFs sind manipulierbar Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass die Daten später nicht mehr verändert werden können. Anerkennung elektronischer kontoauszug finanzamt bad. Banken übermitteln die Kontodaten häufig in Bilddateiformaten, zum Beispiel im TIF-Format oder als PDF-Format, damit diese weiterverarbeitet werden können. In den Geschäftsbedingungen wird allerdings oft darauf hingewiesen, dass damit die Voraussetzungen für die Anerkennung der Belege beim Finanzamt nicht gewährleistet sein müssen. "Dies hat allein der Steuerzahler zu verantworten", sagt Grüning. Wer diese Voraussetzungen nicht erfüllen kann oder möchte, sollte weiterhin die Papierbelege seiner Bank anfordern oder mit seiner Bank eine Vereinbarung treffen, damit innerhalb des Aufbewahrungszeitraumes jederzeit auf die Kontoauszüge zugegriffen werden kann, rät der Bund der Steuerzahler.
Sollten digitale Bankauszüge in der Buchhaltung Verwendung finden, müssen Unternehmer/ innen bitte zwingend einige Regeln beim Verfahren beachten, damit das Finanzamt die Dokumente auch
steuerlich anerkennt und es nicht zu teuren Steuerfolgen (z. im Rahmen einer Betriebsprüfung) kommt. Beispielhafte Aufstellung (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):
Aufbewahrungsfristen für den elektronischen Kontoauszug: Auch beim elektronischen Kontoauszug müssen gesetzliche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Für ihn gilt,
genauso wie für den Kontoauszug aus Papier, eine Aufbewahrungspflicht von (derzeit) zehn Jahren. Dabei muss er jederzeit (elektronisch) verfügbar und unverzüglich (elektronisch) lesbar sein. Er muss also revisionssicher archiviert werden. Datenzugriff: Wie bei allen digitalen Dokumenten unterliegen auch elektronische Kontoauszüge dem Datenzugriffsrecht. (§ 147 Abs. Wie muss ich Spenden beim Finanzamt nachweisen?. 6 AO. ) Das heißt, sie müssen revisionssicher
archiviert und gegen Verlust gesichert sein. Außerdem müssen sie maschinell lesbar und - zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung - jederzeit (auch elektronisch) verfügbar sein.
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