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Versteuerung über das Fahrtenbuch Generell ist die Poolfahrzeug-Versteuerung sehr komplex und es kommt oft zu Schwierigkeiten mit dem Finanzamt. Es ist ratsam, ein Fahrtenbuch zu führen und private sowie dienstliche Fahrten minutiös aufzuzeichnen. Der Nachteil eines Fahrtenbuchs liegt im hohen Zeitaufwand. Von Hand geführte Fahrtenbücher müssen häufig mit Belegen bewiesen und entsprechend geführt werden. Durch den hohen Zeitaufwand greifen Unternehmen nicht selten zur 1-Prozent-Regel. Die Lösung, um keine 1-Prozent-Regel zu benötigen, kann ein Nutzungsverbot von privaten Fahrten sein. Wenn ein Unternehmer weder die 1-Prozent-Regel noch das Privatfahrt-Verbot möchte, dann kann ein elektronisches Fahrtenbuch helfen. Ein digital geführtes Fahrtenbuch reduziert den Schreibaufwand. Poolfahrzeuge verwalten outlook 2013. Moderne Entwicklungen zur Buchung Die Buchung von Fahrzeugen kann beispielsweise per App erfolgen. Eine firmeninterne App ermöglicht für Mitarbeiter eines Nutzerpools eine unkomplizierte Buchung. Dazu müssen die Fahrzeuge registriert werden und die berechtigten Mitarbeiter müssen in einen Nutzerpool aufgenommen werden.
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Die Funktionsweise eines Schlüsselschrankes ist intuitiv und bequem, was besonders bei der Neueinführung einer automatisierten Fuhrpark-Verwaltung die Akzeptanz unter Verantwortlichen und Mitarbeitern erhöht. Nach erfolgter Reservierung des gewünschten Fahrzeuges über die Website oder App kann der Nutzer mit der ihm zugeteilten PIN oder aber mit Hilfe eines RFID-Chips (z. Poolfahrzeug-Verwaltung als SharePoint App: einfach und übersichtlich - YouTube. am Firmenausweis) den Schlüsselschrank öffnen und den entsprechenden Schlüssel für das gebuchte Fahrzeug entnehmen. Der für den Nutzer vorgesehene Schlüssel gibt ein kleines Lichtsignal ab, sodass der Nutzer sofort den richtigen Schlüssel erkennt – Alle anderen Schlüssel sind nicht zugänglich, was ein Höchstmaß an Sicherheit garantiert. Der Buchungsvorgang ist automatisch abgeschlossen, wenn der Fahrzeugschlüssel wieder im Schlüsselkasten steckt. Unter Berücksichtigung von Datenschutz und Persönlichkeitsrechten der Mitarbeiter lässt sich die Synergie zwischen einer Poolfahrzeug Software und dem digitalen Schlüsselschrank weiter optimieren, z. durch den Einsatz von Telematik.
Im Nachhinein können sie ergänzt werden. Die Kosten werden hübsch optisch aufbereitet. Das stellt dem Flottenmanager z. B. Kostenausreiser dar. So können beispielsweise außergewöhnlich hohe Werkstattkosten eines Fahrzeugs sofort identifiziert werden. Auch auf einen auslaufenden Leasingvertrag weißt das System hin. Fahrzeugdetails auf einen Blick mit Statistik
Einfache Fahrzeugbuchung für die Mitarbeiter
Fahrzeuge in einem Outlook-Kalender zu verwalten ist nur selten eine gute Idee und super umständlich. Unser Highlight an Fleet Admin ist deshalb die übersichtliche Reservierungsfunktion für die Poolfahrzeuge. Poolfahrzeuge verwalten outlook till. Dafür können natürlich einzelne Mitarbeiter als Fahrer angelegt und diesen Rechte zugewiesen werden. Außerdem inklusive ist eine Erinnerung an anstehende Führerscheinkontrollen. Diese müssen lt. Gesetzgeber vom Arbeitgeber zwei Mal pro Jahr durchgeführt werden. Übrigens wird immer zwischen Pool- (flexibel im Einsatz, mehrere Mitarbeiter) und Dienstfahrzeugen (fester Mitarbeiter) unterschieden.