Für viele unterschiedliche Aufgaben oder für größere Projekte empfehle ich ein Notizbuch, in dem alle Aufgaben notiert, abgehakt und evtl. mit Datum versehen werden können. Das ist immer besser, als sich mit vielen kleinen Post-it-Zettel regelrecht zu "verzetteln"! Damit man keinen Termin verschwitzt, sollten alle wichtigen Termine augenblicklich in einen Kalender (digital oder analog) eingetragen werden. Büroservice Angela Köhler - Einfach alles in Ordnung! - Ordnung im Büro – Die ultimative Checkliste für Ihr Ablagesystem. Was sich für die einen wie eine Selbstverständlichkeit anhört, ist für viele noch nicht in Fleisch & Blut übergegangen – dabei erleichtert es das Leben ungemein, nicht immer an alles denken zu müssen und den Kalender mit solchen Dingen zu beauftragen. Noch mehr zum Thema Ordnung im Büro findet Ihr in meinen älteren Beiträgen. Vorschau
In der nächsten Woche versuche ich – auf Wunsch einer Leserin – noch etwas detaillierter auf das Thema Ablage einzugehen. Danach wird es meine Gedanken zu einer Kochtopfparty sowie "lästigen Vorsätzen" geben und nach einem Beitrag zum Thema "Kinder, Konsum und Taschengeld" wurde auch schon gefragt.
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Wer das kreative Chaos vermisst, kann dieses ja einfach auf den heimischen Schreibtisch verlegen. Bild: Markus Hein /
Hierzu helfen Ihnen Schubladen-Ordnungssysteme. Auch die Schubladen benötigen Ordnung. (Bild: Pixabay/StockSnap)
Schritt 5: Arbeitsplatz reinigen Räumen Sie nun alles vom Schreitisch runter. Werfen Sie Müll weg, bringen Sie Kaffeetassen in die Küche und räumen Sie Sachen weg, die eigentlich nichts auf dem Schreibtisch zu suchen haben. Reinigen Sie Ihren eigentlichen Arbeitsplatz gründlich, auch die Sachen ( Computer, Maus... ), die auf ihm stehen. Im Anschluss stellen Sie die gereinigten Materialien und Gerätschaften ordentlich zurück. Schritt 6: Regale, Kommoden und Schubladen reinigen und einsortieren Kein Büro ohne Regale und kleine Schränke, Sideboards oder andere Büromöbel. Auch hier müssen Sie Hand anlegen. Räumen Sie wieder jeden Gegenstand komplett aus. Ordnung im Büro: 7 Tipps für einen aufgeräumten Arbeitsplatz | FOCUS.de. Auch hier gilt: Heben Sie nur auf, was Sie wirklich für Ihre Bürotätigkeiten benötigen. Reinigen Sie alle Büromöbel und räumen Sie diese ordentlich mit allen Materialien wieder ein. Schritt 7: Der letzte Schliff Super, Sie haben es fast geschafft.
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Beispiele für die Farbzuordnung:
Rot: Termine Schwarz: Telefonate Grün: Projekte Blau: andere Tagesaufgaben
oder:
Grün: Termine Rot: A-Aufgaben Blau: B-Aufgaben Schwarz: C-Aufgaben
Flexibler und preiswerter arbeiten Sie deshalb mit farbigen Klebe-Etiketten, die Sie an einheitlicher Stelle auf den Ordnerrücken und auf dem oberen Rand von Hängemappen anbringen. Beachten Sie dabei auch die folgenden drei Tipps: Spezielle Büro-Etiketten sind oft nur in blassen Farben erhältlich, weil die Hersteller davon ausgehen, dass diese Etiketten beschriftet werden. Bei nicht optimaler Beleuchtung lassen sich manche Farben dann schwer unterscheiden. Eine bessere Signalwirkung mit kraftvolleren Farben erzielen Sie mit Gefriergut-Etiketten (etwa 35 x 20 Millimeter) vom Lebensmittelhändler. Bringen Sie Aufkleber nicht unten, sondern oben an den Ordnern an. Denn meist beginnt das Auge im oberen Bereich eines Ordners nach Informationen zu suchen. Ordnung im büro hotel. Für die am häufigsten vorhandene Sachgruppe (Beispiel: Lieferscheine) können Sie auf Farbmarkierungen verzichten, wenn Sie alle anderen Ordner markieren. Denn in diesem Fall entsteht eine eigene Gruppe, die sich von den anderen eben durch die fehlende Markierung abhebt.
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E-Mail-Postfach: Wie der Schreibtisch sollte auch der Posteingang jeden Abend leer sein. Richten Sie zunächst einen Archivordner ein und verschieben Sie alle aktuell vorhandenen Mails in diesen "Posteingang früher". Verfahren Sie bei neuen Mails nach folgendem Schema: Bearbeiten Sie Ihre Mails sofort – entscheiden Sie, ob Sie sie löschen, weiterleiten, archivieren, bearbeiten oder terminieren wollen. So bleibt keine E-Mail im Posteingang liegen. Küchenregeln im Büro: So vermeiden Sie Ärger | Büro-Kaizen. Legen Sie E-Mails, die Sie noch bearbeiten oder aufbewahren müssen, in möglichst wenigen Ordnern ab, etwa unter "Erledigt" oder "Warten". Missbrauchen Sie Ihren Posteingang nicht als To-do-Liste, weil er sich sonst wieder aufbläht. Tipp: Rufen Sie neue Mails nur zu bestimmten Zeiten ab und verarbeiten Sie diese dann blockweise. Aktenschränke und EDV-Ordner: Legen Sie Ordner in mehreren Farben an, die für verschiedene Bereiche wie Vertrieb oder Verwaltung stehen. Alle Ordner werden nach der gleichen Systematik beschriftet, innerhalb der Akten gibt es mit Register- und Trennblättern eine klare Untergliederung nach Themen.
Genau das zeichnet ein gutes Ablagesystem aus. Die folgende Tabelle zeigt Ihnen die gängigsten Ablagetechniken mit kurzen Erklärungen und Beispielen. Ablagetechnik
Beschreibung
Beispiele
Loseblatt-Ablage
Lose Blätter, die keiner anderen Kategorie zugeordnet sind
Informationsschreiben, sonstige Dokumente, Werbung, Flyer
Geheftete Ablage
Geordnete und sichere Ablage, in der Schriftstücke abgeheftet sind
Rechnungen, Angebote
Gebundene Ablage
Zweckmäßige Ablage für zusammengehörende Unterlagen - Die Einzelblätter sind nach dem Binden nicht mehr einzeln entnehmbar
Präsentation eines Produktes, Bilanz eines Unternehmens,
Gewinn- und Verlustrechnung
Akten
Bei der Art der Akten wird in Einzelakten und Sammelakten unterschieden. Einzelakten sind Schriftstücke zu einem bestimmten Vorgang. Sind sie sehr umfangreich, werden sie in einer Stehregistratur aufbewahrt. Sammelakten sind Akten, in denen mehrere Vorgänge bzw. Ordnung im büro o. Schriftstücke zu einem Sachverhalt aufbewahrt werden können. Zu den Sammelakten gehören z.