Auf einen Griff alles parat zu haben, spart im Büro Zeit und Geld. Wie Sie Papierberge und Aktenstapel jetzt für immer beseitigen. Sandra Rauch Wer sich um ein System zur Büroorganisation bemüht, kann im Schnitt mehr als drei Viertel des Büromaterials und der Bürogeräte entsorgen. - © bofotolux/
Wie bekommt man die richtige Ordnung im Büro hin? Tipps für die Büroorganisation helfen, Papierstapel und Aktenberge für immer zu beseitigen. Wenn Bäckermeister Michael Oppel heute seinen Aktenschrank öffnet, ist das für ihn "einfach nur schön". Locker nebeneinander stehen die Ordner, ein jeder ist farblich markiert: Hinter roten Etiketten lagern etwa alle Vorgänge zu Kunden, gelb heißt "Werbung", in grünen Ordnern ist "Wissen", also Rezepte oder Produktinformationen, abgelegt. Innerhalb von Sekunden findet der Chef der Naturbäckerei Oppel aus Rauhenebrach im Steigerwald so die gewünschte Unterlage. Ein Glücksgefühl, vor allem wenn er an früher denkt. Kreuz und quer stapelten sich da die Akten in den Regalen, bis kaum noch die Tür zu ging.
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Sie finden alles, was Sie suchen, schnell und einfach. Ihr Körper und Ihr Geist profitieren von einer gesunden Arbeitsumgebung. Los geht's: Schreibtisch aufräumen
Ordnung im Büro beginnt an Ihrem Arbeitsplatz – egal, ob am Unternehmensstandort oder im Homeoffice: Räumen Sie deshalb zuerst den Schreibtisch auf – und zwar von Grund auf. Wenn es Ihnen möglich ist, platzieren Sie ihn so im Raum, dass er im rechten Winkel zum Fenster steht und Sie die Tür im Blick haben. Das verhindert hohe Kontraste und Spiegelungen auf dem Monitor, die zu Kopfschmerzen führen können. Für Rechtshänder kommt das Tageslicht im Idealfall von links, für Linkshänder von rechts. Vermeiden Sie es, mit dem Rücken zur Tür zu sitzen, um in Ruhe arbeiten zu können. Nehmen Sie alles, wirklich alles, vom Schreibtisch herunter. Wischen Sie das Möbelstück je nach Oberfläche trocken oder feucht ab und starten Sie dann ganz neu. Stellen Sie zunächst alle Arbeitsutensilien wieder auf, die Sie wirklich benötigen. Dazu gehören beispielsweise Laptop, zusätzlicher Bildschirm, Tastatur, Maus und Telefon.
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Heute nehme ich Euch mit in mein neues Büro. Mein Büro ist ein echtes Allround-Talent geworden: Arbeitszimmer, Yogaraum, Gästezimmer oder auch Krankenlager für die Kinder (für mich einfach perfekt, wenn ich arbeiten kann, während das kranke Kind neben mir auf dem Sofa liegt). Ich liebe diesen Raum so sehr! Umgeben von schönen Dingen, alles wohl sortiert und griffbereit. So macht mir Arbeiten Spaß! Ordnung im Büro – so geht's
Ordnung beginnt immer mit einer klaren Struktur und ist ganz simpel: Ordner, die klar und übersichtlich beschriftet sind, griffbereit stehen und nach Themen sortiert wurden, erleichtern das Leben. Ideal ist nur ein Eingangskorb, dessen Inhalt wöchentlich erledigt und abgeheftet wird. Alte Ordner und Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden, sollten regelmäßig aussortiert, entsorgt oder archiviert werden. Nie mehr als 2 oder 3 laufende Projekte auf dem Schreibtisch liegen zu haben hilft, konzentrierter bei der Sache zu sein. Wer sich am Abend 5 Minuten Zeit nimmt, um den Schreibtisch aufräumen, macht damit auch gedanklich Feierabend.
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… und am Mülleimer für Speisereste. Mülleimer beschriften
Tipp Nr. 3: Machen Sie ein Foto vom Idealzustand
Sehr hilfreich ist es, wenn Sie vom Idealzustand der Teeküche ein Foto machen und dieses aushängen. Beim Vorbereiten ist dann klar, was wohin gehört. Alles hat einen Platz. Alles hat seinen Platz. Es lohnt sich auch, die Türen, Schubfächer und Regalböden der Schränke in der Teeküche zu beschriften – dann verringern Sie auch hier die Such- bzw. Zugriffzeiten. Türen, Schubfächer und Regalböden der Schränke in der Teeküche beschriften
Wie Sie sehen, kann das Beschriften sowohl durch Texte als auch durch Fotos sowie durch eine Kombination von Text und Bild geschehen. Entdecken Sie, was für Sie passt und experimentieren Sie ruhig ein wenig! Ein aufgeräumter und freundlicher Raum lässt in der Regel auf eine aufgeräumte und freundliche Firma schließen! Klick um zu Tweeten Tipp Nr. 4: Mit One-Minute-Lessons arbeiten
Erstellen Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Kaffeemaschine oder die Spülmaschine in Ihrer Teeküche.
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© Pixel-Shot /
Ordnung ist bekanntlich das halbe Leben. Aufräumen und sortieren klärt die Gedanken, schafft eine Struktur und verhindert, dass Sie mitten im Chaos nach wichtigen Unterlagen suchen müssen. Damit schafft eine funktionierende Ordnung auch Zeit. Zugleich dient sie als Übersicht. Darüber hinaus spiegelt ein geordneter Schreibtisch die Arbeitsweise des Besitzers wider. Umso schöner ist dies, da Sie heutzutage viele Arbeiten online erledigen können. So lassen sich beispielsweise Dokumente mit den Kollegen teilen und gemeinsam bearbeiten, ohne morgens von einem großen Stapel Dokumente auf dem Schreibtisch empfangen zu werden. Viele Studien tendieren zu der Annahme, dass ein aufgeräumtes Umfeld auf eine ordentliche glückliche Person schließen lässt. Man ist sprichwörtlich mit sich im Reinen. Zudem ist regelmäßiges aufräumen und säubern sowie Ordnung gesund und kann die Gefahr einer Depression mindern. Bei einem chaotischen Umfeld hingegen greift man häufiger zu Süßem. Allerdings kann ein überschaubares Chaos tatsächlich ungewöhnliche Gedanken sowie Kreativität fördern.
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Wir arbeiten gerne mit gemeinsam vereinbarten Spielregeln, z. zum Umgang mit E-Mails. Seien Sie sensibel für ständige Verbesserungen. Es geht nicht darum, etwas festzuhalten, sondern es geht darum, Ziele zu erreichen. Und wenn das mit einer anderen Methode besser geht, dann scheuen Sie sich nicht, alles zu ändern! Die 5S Methode hilft den Arbeitsplatz dauerhaft zu optimieren. 5S Methode Beispiele
Jetzt wird es praktisch! Hier lesen Sie ein Beispiel für die Anwendung der 5s Methode. Hier ist es wichtig, dass sie alle Werkzeuge und Materialien Am Arbeitsplatz in drei Bereiche aufteilen: wichtig (ständig benötigt), zum Teil wichtig (ab und an benötigt) und unwichtig (fast nie benötigt). Jetzt schauen Sie Ihren Arbeitsplatz an und sortieren alles Überflüssige aus. Räumen Sie alles weg, was Sie für Ihre Arbeit nicht benötigen. Diese Dinge sorgen nur für Chaos und einen unübersichtlichen Arbeitsplatz. Nun haben Sie Ihren Arbeitsplatz von unnötigen Dingen befreit. Jetzt ist es wichtig, eine sinnvolle und optimierte Ordnung festzulegen.
Falls Sie dabei noch ein bisschen Unterstützung brauchen, legen Sie eine Checkliste an. Irgendwann werden Sie nicht mehr darüber nachdenken müssen und das Sortieren, Systematisieren und Säubern geht ganz automatisch. Bis dahin müssen die meisten zu Beginn den alten Verhaltensmustern entgegenwirken. Dies geschieht mit der Selbstdisziplin, ohne sie herrscht am Arbeitsplatz schon bald wieder das alte Chaos. Viel Erfolg beim durchführen der 5S Methode und erfreuen Sie sich über einen leeren und aufgeräumten Arbeitsplatz.
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