Mitarbeiter lehnen die Nutzung eines solchen Gerätes ab, weil sie sich ungern aufnehmen lassen. "Wir haben drei Telefonleitungen, da brauchen wir keinen Anrufbeantworter", bekam ich bei einer Praxisbetreuung vom Chef persönlich zu hören. Richtig ist: Warteschleifen sind allgemein ungeliebt. Keiner von uns "hängt" gerne mehrere Minuten in einer Leitung, womöglich beschallt mit Mozarts "Kleiner Nachtmusik" im Einton-Elektrosound. Besetztzeichen nerven ebenso, denn so ist gar kein Kontakt möglich. Noch ärgerlicher ist das "Durchläuten". Wenn wir bei einer Praxis anrufen, wünschen wir, sofort den passenden Ansprechpartner zu erreichen. Anrufbeantworter ansagen arztpraxis urlaub angebote. Doch die Realitäten am anderen Ende der Leitung sind ebenfalls nicht zu leugnen. Die Mitarbeiterinnen am Empfang haben persönliche Patientengespräche zu führen. Es ist absolut unhöflich dem anwesenden Patienten gegenüber, das Gespräch für ein Telefonat zu unterbrechen. Daneben arbeiten die Mitarbeiter oftmals in Abrechnungsbereichen oder organisieren andere Abläufe des Praxisbetriebes.
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Dabei die Stimme senken, da so die Tonlage angenehmer wird. Für die Aufnahme gilt eine Grundregel des Telefonierens: Während der Ansage stets lächeln! Zudem ist es hilfreich, an eine sympathische Person zu denken. Damit die Ansage gut verstanden wird, sollte man langsam sprechen und Pausen machen, insbesondere nach wichtigen Textstellen, wie Vertretungen und Telefonnummern. Denn der Anrufer benötigt zwei bis drei Sekunden, um das Gehörte zu verarbeiten. Der serviceorientierte Ansagetext
Beim Verfassen des Ansagetextes sollten einige Regeln beachtet werden. Die Auflistung ersehen Sie in beigefügter Tabelle. Selbstverständlich müssen die aufgenommen Nachrichten regelmäßig abgearbeitet werden. Anrufbeantworter ansagen arztpraxis urlaub in den. Dazu müssen Zeitfenster festgelegt werden, in denen der Anrufbeantworter abgehört und die Anrufe beantwortet werden. Man kann Blockzeiten definieren, um kontinuierlich alle Telefonate zu erledigen. Grundsätzlich sollte jeder eingegangene Anruf beantwortet werden, auch wenn es sich um eine Bestätigung der übermittelten Nachricht handelt.
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Bei der Auswahl gibt es darüber hinaus einige weitere Punkte zu berücksichtigen, z. B. die folgenden: Bietet Ihr Anrufbeantworter die Möglichkeit … der Fernabfrage/Fernsteuerung? Diese gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihren Anrufbeantworter von zu Hause bzw. von unterwegs aus abzuhören und bspw. im Krankheitsfall auch von zu Hause aus eine Nachricht aufzusprechen oder bestimme Funktionen einzustellen. Anrufbeantworter ansagen arztpraxis urlaub auf. mehrere unterschiedliche Ansagen für unterschiedliche Gegebenheiten (Standardansage, Urlaubsansage etc. ) aufzusprechen, zwischen denen ausgewählt und gewechselt werden kann? Dies erleichtert die Rückkehr in die Praxis nach Abwesenheit, denn die Standardansage muss dann nicht wieder neu aufgesprochen, sondern nur aktiviert werden. die Dauer der Nachrichtenaufnahme zu begrenzen? Die Begrenzung der Aufnahmedauer ist eine gute Möglichkeit, die Anrufenden in ihrem Anliegen zu begrenzen und einerseits Ihre Arbeitszeit sowie andererseits die Speicherkapazität Ihres Anrufbeantworters zu schonen. zwischen den Optionen Nachrichten entgegenzunehmen (Standard) und keine Nachrichten entgegenzunehmen (z. während Ihres Urlaubs) auszuwählen?
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Besonders jetzt während der COVID-19-Pandemie werden wahrscheinlich, v. a. bei HausärztInnen und HNO-SpezialistInnen, viele PatientInnen zum Telefon greifen, um Fragen klären zu wollen. Was natürlich auch nicht fehlen darf ist die Information zur Online-Buchung von Terminen. Damit Ihre PatientInnen diesen Service auch wahrnehmen, sollten Sie richtig darauf hinweisen:
Geben Sie den Hinweis auf die digitale Terminbuchung direkt am Anfang Ihrer Ansage, denn oftmals legen PatientInnen schnell wieder auf, wenn Sie sie nicht erreichen und verpassen den Hinweis auf Ihren Service. Erklären Sie kurz, wie die Online-Terminvereinbarung funktioniert und erläutern Sie, dass diese Möglichkeit auf Ihrer Praxis-Website zu finden ist. Betonen Sie die Vorteile der Online-Terminbuchung, z. B. dass die PatientInnen den Termin selbstständig absagen können. Vorlage Rezepttelefon / Anrufbeantworter - Kostenlose Vorlagen Arztpraxis - Teramed. Nennen Sie zum Schluss Ihre Vertretung und deren Kontaktmöglichkeit sowie, wann Sie wieder erreichbar sind. Beenden Sie den Ansagetext mit einer netten Verabschiedung – entweder dem Dank für den Anruf oder passende Grußworte, wie z.
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