Um eine standardkonforme Rechnungsmail in der Rechnungsprfung oder der Buchhaltung verarbeiten zu knnen, ist eine Software erforderlich, welche den Standard untersttzt. 4. Spezifikation
Eine Rechnungsmail gem dem Standard muss die folgenden Regeln einhalten:
1. Der Text '' muss im Inhalt der Mail (Mailbody) mindestens einmal vorkommen. Durch das Vorhandensein des Textes '' erkennt das Auswertungsprogramm, dass sich die Mail nach dem Standard richtet. 2. Erstaunlich Vorlage Anschreiben Rechnung Per Email Sie Kennen Müssen - Vorlagen Beispiel. Die Daten werden als Feld-Wert-Paare in der Form 'Feldname: Wert' im Inhalt der Mail (Mailbody) bermittelt. Der Feldname muss am Anfang einer Zeile stehen. Direkt nach dem Feldnamen muss ein Doppelpunkt folgen. Nach dem Doppelpunkt knnen beliebig viele Leerzeichen folgen, danach folgt der Wert. Der Wert muss mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen sein. 3. Bei Betrgen drfen nur die Ziffern 0-9, ein Komma als Dezimaltrennzeichen sowie optional ein vorangestelltes Minuszeichen enthalten sein. Nach einem Betrag muss durch ein einzelnes Leerzeichen getrennt der dreistellige Whrungscode nach ISO 4217 folgen.
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Ist der Kunde /Auftraggeber im EU-Ausland ansässig, muss zudem die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Kunden / Auftraggebers angegeben werden. Die verbindlichen Angaben sollen die Rückerstattung der Umsatzsteuer sichern und dienen dem Finanzamt als Beleg, dass die Rechnung im Rahmen eines seriösen Geschäfts ordnungsgemäß erstellt wurde. Zudem dienen die Angaben dem Kunden / Auftraggeber zum besseren Verständnis der Rechnung und sorgen für Transparenz. Die Rechnung kann um freiwillige Angaben ergänzt werden. Sinnvoll ist beispielsweise die Angabe der Bankdaten des Rechnungsstellers sowie eine Angabe zur Zahlungsfrist. Nach BGB ist eine Rechnung ohne Angabe einer Zahlungsfrist mit der Rechnungsstellung fällig. Nach Ablauf von 30 Tagen spricht man von einem Zahlungsverzug. Doch nicht jeder Kunde / Auftraggeber weiß das. Offene Rechnungen richtig anmahnen. So können ein explizit auf der Rechnung vorgegebenes Zahlungsziel oder ein Hinweis auf den entsprechenden Absatz im BGB zu einer schnelleren Zahlung führen. Um Missverständnissen vorzubeugen und Verwechslungen mit dem Lieferschein, einer Auftragsbestätigung o. ä. zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine Rechnung auch immer klar und deutlich als eine solche zu betiteln.
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Das ausgefüllte Formular reicht das Unternehmen dann bei Gericht ein. Gegen eine vergleichsweise geringe Gebühr erlässt das Gericht daraufhin einen Mahnbescheid, der dem Kunden förmlich zugestellt wird. Der Kunde hat nun zwei Wochen lang Zeit, um die Zahlung zu leisten oder dem Mahnbescheid zu widersprechen. Ein Widerspruch hat zur Folge, dass das Mahnverfahren an dieser Stelle endet und in ein normales Gerichtsverfahren übergeht. Um sicherzustellen, dass das Unternehmen am Ende nicht für die Verfahrenskosten aufkommen muss, sollte es darauf achten, dass es über einen Beleg für die erbrachte Leistung und daraus entstandene Forderung verfügt. Vorlage anschreiben rechnung per email pdf. Sind die zwei Wochen verstrichen, ohne dass der Kunde bezahlt oder dem Mahnbescheid widersprochen hat, kann das Unternehmen bei Gericht einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Hierfür hat es sechs Monate lang Zeit. Auch beim Vollstreckungsbescheid muss das Unternehmen die Gebühren vorstrecken. Der Vollstreckungsbescheid wird dem Kunden förmlich zugestellt und nun hat der Kunde erneut zwei Wochen lang Zeit, um die Zahlung zu leisten oder Einspruch zu erheben.
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Offene Rechnungen richtig anmahnen
Der Auftrag ist abgeschlossen und die Rechnung längst verschickt, doch der Kunde hat die Zahlung trotz Fälligkeit noch nicht geleistet. Für ein Unternehmen entsteht dadurch eine unangenehme Situation. Denn einerseits möchte das Unternehmen die Gegenleistung für die erbrachte Arbeit haben und ist auf die Zahlungseingänge seiner Kunden angewiesen. Andererseits will es die gute, womöglich schon seit Jahren bestehende Geschäftsbeziehung nicht unnötig belasten oder riskieren, den Kunden zu verlieren. Aber keine Sorge, so schwer ist es nicht, die Angelegenheit aus der Welt zu schaffen. Der folgende Beitrag erklärt, wie das Unternehmen offene Rechnungen richtig anmahnen sollte:
Freundlich an die offene Rechnung erinnern. Vorlage anschreiben rechnung per email. Vermutlich ist es jedem schon einmal passiert, dass er schlichtweg vergessen hat, eine Rechnung zu bezahlen. Möchte das Unternehmen an eine säumige Zahlung erinnern, muss es deshalb nicht gleich eine formelle Mahnung verschicken. Vor allem bei einem Kunden, der schon seit längerem zu den Bestandskunden gehört und seine Rechnungen bislang immer pünktlich bezahlt hat, ist eine freundliche Zahlungserinnerung der bessere Weg.
So hat die Rechnung per Email viele Vorteile gegenüber der gedruckten Form. Auf der anderen Seite gibt es jedoch auch ein paar Nachteile zu beachten.