Die typischen Büroaufgaben der Assistenz der Geschäftsführung
Assistenz = Chefsekretärin? Ja, auch typische Verwaltungsaufgaben gehören zu deinem Job, wenn du die Geschäftsleitung unterstützen willst. Um dieser auch jederzeit den Rücken freizuhalten, bist du außerdem ein bisschen "Mädchen für alles". Du organisierst Reisen, buchst Hotelzimmer und Flüge und erstellst die Spesenabrechnung. Weiterhin kümmerst du dich um den "Papierkram", im Fall eines Außeneinsatzes kann das die Reisekostenabrechnung sein. Du hilfst der Geschäftsleitung bei der zeitlichen Planung, beispielsweise bei der Abfahrtszeit eines Zuges. Du arbeitest somit nicht nur auf Zuruf, sondern erfüllst eigenständig dein Aufgabenportfolio. Auch wenn heutzutage ein Großteil der Kommunikation elektronisch stattfindet - ganz ohne Papier und Schreibzeug geht es dann doch nicht. Du weißt genau, welcher Vorrat gerade zur Neige geht und bestellst benötigtes Büromaterial rechtzeitig nach. Je nachdem, wie das Unternehmen organisiert ist, löst du die Bestellung selbst aus oder gibst den Bedarf an den Einkauf weiter.
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Durch eine gute Stellenbeschreibung können Bewerber abschätzen, ob ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Ausbildung sie für die Stelle qualifizieren. Sie als Arbeitgeber sparen dadurch Ressourcen im Auswahlverfahren. Geben Sie an, welche Ausbildung und Berufserfahrung Sie von den Kandidaten erwarten. Legen Sie dar, welche Aufgaben die Mitarbeiter haben und wo sie eingesetzt werden. Erwähnen Sie auch, auf welche Eigenschaften Sie besonderen Wert legen. Wenn Sie eine breitere Auswahl an Bewerbungen bekommen möchten, sollten Sie das Anforderungsprofil kürzer halten. Damit Ihre Stellenanzeige auf Indeed angezeigt werden kann, muss sie aus rechtlichen Gründen geschlechtsneutral formuliert sein. Bitte fügen Sie "(m/w/d)" dem Jobtitel hinzu, sodass Sie eine Stelle als "Assistent der Geschäftsführung (m/w/d)" ausschreiben. Beispiele für Stellenbeschreibungen für Assistenten der Geschäftsführung
Defokussieren! Für gewöhnlich nimmt unsere Leistungsfähigkeit im Laufe des Tages ab. Wir müssen uns immer mehr konzentrieren, um den Fokus zu halten und das macht uns zunehmend enger in der Wahrnehmung. Damit verlieren wir den Überblick. Jetzt heißt es, zu defokussieren. Also raus aus der Situation. Ich nenne das auch den "Kopf lüften" durch eine Unterbrechung. Pausen ermöglichen uns, den Blick auf das große Ganze zurückzugewinnen und die Prioritäten neu zu ordnen. Mehr Tipps sind in meinem Buch "Der Anti-Stress-Trainer für Assistenzen – mit Souveränität und Gelassenheit das Sekretariat meistern" zu finden. Das bekommen übrigens die Teilnehmer des Seminars "Assistenz in der Geschäftsführung" geschenkt. Tipps für introvertierte Assistenzen Was raten Sie Assistenzen, die von Natur aus eher zurückhaltend sind? Haben Sie Tipps, damit sie mehr aus sich herauskommen und so auch auf C-Level bestehen können? Schön, dass Sie das fragen! Ich erinnere mich an eine Assistentin, die mir sagte, dass sie nicht so gern im Vordergrund stünde und deswegen auch gern als Assistenz arbeiten würde.