Um sich vor einem etwaigen Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot nach dem Antidiskriminierungsgesetz (AGG) zu verteidigen, ist lediglich eine Aufbewahrungsfrist von zwei Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gestattet (§ 15 Abs. 4 AGG). Sonderfall "E-Mails an den Betriebsrat oder die Personalabteilung"
E-Mails an den Betriebsrat oder die Personalabteilung enthalten in der Regele ebenfalls sensible Informationen, die oftmals einem umfassenden Persönlichkeitsrecht unterliegen. E mail archivierung betriebsrat tracking. In der Praxis können Sie mit CM Studio. E-ARCHIVE derartige Konflikte, wie sie hier beschrieben sind vermeiden, indem Sie E-Mails mit personenbezogenen Inhalten wie Bewerbungsunterlagen oder E-Mails an den Betriebs- oder Personalrat an eine entsprechend eingerichtete E-Mail-Adresse wie z. senden. Dieses Postfach kann dann von der Archivierung über die sogenannten "Blacklist" in CM Studio. E-ARCHIVE ausgeschlossen werden. Wir weisen darufhin, dass die hier behandelten Aussagen keine rechtsverbindliche Beratung darstellt.
E Mail Archivierung Betriebsrat Anzahl
W. A. F. Forum für Betriebsräte
Alle Beiträge
Neueste Antworten
Beiträge ohne Antwort
Hallo zusammen,
bei uns ist neuerdings ein elektronsiches System eingeschaltet, welches alle E-Mails archiviert. Als Zweck werden die GDPdU genannt (Revisionssichere Archivierung zwecks Betriebsprüfung). 1. Hat der BR dabei Mitbestimmungsrecht nach §87 Punkt 6 BetriebsVG? 2. Hat jemand dazu schonmal eine Betriebsvereinbarung getroffen? 3. Was ist mit den Mails des BR, GBR und KBR? Dürfen auch diese einfach so "per Rundumschlag" archiviert werden? Was sind eure Erfahrungen? E mail archivierung betriebsrat 1. Drucken
Empfehlen
Melden
4 Antworten
Erstellt am 07. 07. 2010 um 15:48 Uhr von rkoch
GDPdU? Zitat Wikipedia ():
Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, in der dieses bestimmte Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen konkretisiert. Wieso soll die bei Euch Anwendung finden? Schreibt ihr Rechnungen, etc. per eMail?
E Mail Archivierung Betriebsrat 1
Bild: Corbis
Inhalt und Funktion der E-Mail sind ausschlagebend, ob sie archiviert werden muss. Wenn Rechnungen bspw. als Anhang einer E-Mail gesendet werden, stellt sich die Frage, ob auch die E-Mail archiviert werden muss oder nur die angehängte Rechnung. In unserer Rubrik "Aus der Praxis ‒ für die Praxis" klären wir, wann und wie elektronische Rechnungen und E-Mails zu archivieren sind. Frage Was ist wie zu archivieren, wenn der Betrieb eine Rechnung per E-Mail erhält? Antwort Bei erhaltenen E-Mails kommt es auf deren Inhalt und Funktion an: Hat die E-Mail die Funktion einer Rechnung, muss sie in elektronischer Form aufbewahrt werden. Wird die elektronische Rechnung (z. B. im PDF-Format) im Anhang einer E-Mail versandt, dient die E-Mail gleichsam nur als "Briefumschlag" für die Rechnung. IT-Admin vs. Betriebsrat: E-Mail-Archivierung und Datenschutz. Aufbewahrungspflichtig ist in diesem Fall nur die elektronische Rechnung, die E-Mail kann gelöscht werden. Bei der Archivierung muss die Unveränderbarkeit der Rechnungen gewährleistet sein. Dies kann auf verschiedene Art und Weise erreicht werden: a) Hardware: Es wird auf unveränderbaren und fälschungssicheren Datenträgern (z.
E Mail Archivierung Betriebsrat Tracking
Dies hätte direkte Auswirkungen auf die Zulässigkeit der automatischen Archivierung von E-Mails. Ist die Zustimmung zur Archivierung durch eine Betriebsvereinbarung eine Alternative? Verschiedene Rechtsexperten vertreten die die Auffassung, dass die private Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Accounts und E-Mail-Archivierung dann nicht in einem Konflikt stehen, wenn die Mitarbeiter – gegebenenfalls mittels einer Betriebsvereinbarung durch den Betriebsrat – der Archivierung explizit zugestimmt haben. Allgemein betrachtet ist dies auch zutreffend, im Detail jedoch kompliziert. Wir haben Ihnen hier den Link zur IT-Recht Kanzlei in München aufgeführt, die dieses Thema ausführlich kommentieren:
Sonderfall "Bewerbungsunterlagen"
Ein weiteres Beispiel sind Bewerbungsunterlagen. E mail archivierung betriebsrat works council. Gemäß § 35 Abs. 2 BDSG sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie für eigene Zwecke verarbeitet werden, "sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist. " Folgrichtig ist eine langfristige Archivierung von Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens dann nicht gestattet.
E Mail Archivierung Betriebsrat Works Council
Handelt es sich dabei um den GESAMTEN eMail-Verkehr? Wenn ihr tatsächlich Rechnungen, etc. per eMail abwickelt würde ich Vorschlagen, das diese von der Software als solche gekennzeichnet werden (z. B. von einem spezielle eMail-Account aus- bzw. eingehen) und nur DIESE archiviert werden. Eine Vorratsdatenspeicherung ALLER eMails des Betriebes unabhängig von deren Inhalt ist IMHO nicht zulässig. Das BDSG beschränkt die Nutzung, Speicherung, etc. von Daten jeglicher Art ausschließlich auf den Fall, das ein Gesetz oder eine andere Rechtsvorschrift diese zuläßt oder der Betroffene eingewilligt hat. Die zitierte Verwaltungsanweisung dürfte einen derartigen Charakter haben, aber eben nur für die relevanten Datensätze. Für den Rest nicht. Allerdings könnt IHR eine BV abschließen, die dem AG die Speicherung aller Daten erlaubt, aber warum solltet ihr? Betriebsrats E-Mail. In diesem Sinne:
> Hat der BR dabei Mitbestimmungsrecht nach §87 Punkt 6 BetriebsVG? Aber selbstverständlich. > Hat jemand dazu schonmal eine Betriebsvereinbarung getroffen?
Bevor es an die Umsetzung einer E-Mail-Archivierungslösung auf technischer Ebene geht, gilt es, vorab interne Rahmenbedingungen abteilungsübergreifend zu definieren und zu dokumentieren. Darin kann beispielsweise das Verbot privater E-Mail-Korrespondenz über die vom Unternehmen bereitgestellten E-Mail-Konten enthalten sein. Vorgaben für die E-Mail-Archivierung. Bestimmte E-Mail-Konten können Unternehmen zudem gesondert behandeln, beispielsweise wenn darüber die Kommunikation der HR-Abteilung mit Bewerbern oder zwischen dem Betriebsarzt und den Beschäftigten läuft. Bei der Ausgestaltung solcher internen Richtlinien ist es ratsam, unbedingt die Rechtsabteilung miteinzubeziehen und diese Richtlinien schriftlich festzuhalten. Ihre Einhaltung sollte darüber hinaus einer regelmäßigen Überprüfung unterlaufen. Schaut man nun auf die technische Ebene der Lösung, die vor allem die IT-Abteilung betrifft, geht es auch darum, welche Möglichkeiten ein Tool für die Definition von Aufbewahrungsrichtlinien bietet. Insbesondere sollten Aufbewahrungsrichtlinien GoBD-konform definiert sein und gleichzeitig die Anforderungen aus der Datenschutzgrundverordnung unterstützen.