12. 01 ein Softwareupdate durch den Hersteller durchgeführt werden müssen, um die weitere Funktionsfähigkeit in der IT-Umgebung des Unternehmens, die zum 1. 01 ebenfalls angepasst wurde, sicherzustellen. Aufgrund von Engpässen zum Jahresende sowohl beim Hersteller der Maschine als auch beim Produktionsunternehmen, das die Maschine nutzt, kam ein Termin für die Wartung (inkl. Testphase) erst im neuen Jahr 02 zustande. Die Kosten für das Update belaufen sich voraussichtlich auf 4. 000 EUR. Zum 31. 01 bildet der Unternehmer eine Rückstellung für unterlassene Instandhaltung:
Konto SKR 03/04 Soll
Kontenbezeichnung
Betrag
Konto SKR 03/04 Haben
4800/6460
Reparaturen und Instandhaltung von technischen Anlagen und Maschinen
4. 000
0971/3075
Rückstellungen für unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, Nachholung in den ersten 3 Monaten
Für die Buchung der Inanspruchnahme im Geschäftsjahr 02 abhängig von den Prozessabläufen in der Buchführung2 Varianten anwendbar. Variante 1: Im Geschäftsjahr 02 wird die Bezahlung der Rechnung für die Instandhaltungsmaßnahme direkt gegen die gebildete Rückstellung gebucht.
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Damit ist handelsrechtlich nach § 249 Abs. 1 S. 2 Nr. 1 HGB eine Rückstellung zu bilden. Diese ist auch im Steuerrecht nach § 5 Abs. 1 EStG (Maßgeblichkeit) i. V. m. § 6 Abs. 1 Nr. 3a EStG und R 5. 7 Abs. 11 und R 6. 11 Abs. 1 EStR zu bilden. Wäre die Lagerhalle gepachtet, dann bestünde eine Außenverpflichtung. Damit wäre eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu erfassen, die zeitlich grundsätzlich nicht befristet ist. Stand: 06/2009 Quelle: Verlag Dashöfer GmbH
Vorschlag zur Buchung der Inanspruchnahme der gebildeten Rückstellung im Geschäftsjahr 02:
1200/1800
Bank
4. 760
1576/1406
Abziehbare Vorsteuer 19%
760
Variante 2: Die Eingangsrechnungen für die ausgeführten Instandhaltungsmaßnahmen werden als laufender Aufwand auf den jeweiligen Aufwandskonten erfasst. Mit einer zweiten Buchung (ggf. am Jahresende) wird der entstandene Aufwand ausgeglichen bzw. mit der im Vorjahr gebildeten Rückstellung verrechnet. Vorschlag zur Buchung der Inanspruchnahme der gebildeten Rückstellung im Geschäftsjahr 02:
Daneben sind weitere Buchungsvarianten denkbar (z. B. unter Nutzung des Kontos "Zuführung zu Aufwandsrückstellungen" (SKR 03: 4808/SKR 04: 6475), vgl. hierzu auch weiter unten). 2 Unterlassene Abraumbeseitigungen Abraumbeseitigungen sind insbesondere bei Unternehmen relevant, die Bodenschätze abbauen. Abraum bezeichnet die Deckschicht (aus Gestein bzw. Erdreich) über dem abzubauenden Material. Nach § 249 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 HGB sind Rückstellungen für unterlassene Abraumbeseitigung zu bilden, die im folgenden Geschäftsjahr nachgeholt werden.
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