Wie erfolgt eine Qualitätskontrolle auf Vollständigkeit und Lesbarkeit? Wie werden Fehler protokolliert? Hier ist bis auf das Scannermodell alles genau festzuhalten, damit das ersetzende Scannen problemlos durchgeführt werden kann. Um Selbständige zu entlasten, haben die Bundessteuerkammer und der Deutsche Steuerberaterverband e. Verfahrensdokumentation für die Gastronomie. V. ein Muster für die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen erstellt. Ist meine Verfahrensdokumentation DSGVO-konform? Seit Mai 2018 gilt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Ihre Umsetzung betrifft nicht nur Webshop-Betreiber, sondern Unternehmer aller Art, denn überall, wo Sie in Kontakt mit Kundendaten kommen, müssen Sie die DSGVO beachten. Da dies bei der Buchführung definitiv der Fall ist, sind Sie seit 2018 dazu verpflichtet, ein Verfahrensverzeichnis innerhalb Ihrer Verfahrensdokumentation anzulegen. Hier gehören alle Aufgaben hinein, bei denen der Kontakt mit Kundendaten erfolgt, der Umfang, in dem diese Daten eingesehen werden und die entsprechenden Personen, die Zugang zu den persönlichen Daten haben.
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Diese finden Sie auf der Internetseite der AWV mit Anwendungshinweisen zum einen als PDF-Version, zum anderen zur Erstellung einer eigenen Verfahrensdokumentation als Vorlage im Word-Format. Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang Ihrer Dokumentation geben, die Sie auf Grundlage der Vorlage ableiten können. II. Auswirkungen auf die Praxis
Wenngleich von Gesetzes wegen "lediglich" die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchführung (§§ 145 ff. AO), nicht jedoch ausdrücklich eine Verfahrensdokumentation gefordert wird, kann es ohne eine solche unter Umständen zu einer Hinzuschätzung im Rahmen einer Außenprüfung kommen. Ob diese dann auch – bei Einhaltung der genannten gesetzlichen Regelung – vor Gerichten Bestand hätte, darf jedoch bezweifelt werden. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit gern zur Verfügung. Verfahrensdokumentation buchhaltung muster meaning. Ihre Ansprechpartner:
Christina Walter, Steuerberaterin
Dr. Kerstin Bohne, Rechtsanwältin
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Auch für das ersetzende Scannen ist eine Verfahrensdokumentation notwendig. Diese Verfahrensdokumentation muss genau beschreiben, wie ein Papierbeleg im Unternehmen in einen digitalen Beleg umgewandelt wird und sollte folgende Informationen enthalten:
Wer darf im Unternehmen welche Belege wie scannen? Muss der digitale Beleg mit dem Original bildlich und inhaltlich übereinstimmen? Wer übernimmt die Qualitätskontrolle auf Vollständigkeit und Lesbarkeit? Wie werden Fehler protokolliert? Nach den Vorgaben der GoBD gilt, das eine sachkundige Person (Betriebsprüfer) die Verfahrensdokumentation in angemessener Zeit prüfen und verstehen muss. Wenn SOS Scanservice für Sie Akten und Belege digitalisiert, erstellen wir für den Bereich "Belege digitalisieren" natürlich eine Verfahrensdokumentation, in welcher alle unsere Arbeitsschritte und Verantwortlichkeiten genau beschrieben sind. Verfahrensdokumentation Muster für die GoBD - hier einfach herunterladen. Ersetzendes Scannen – was beschreibt dieser Begriff? Wie ist die Rechtssicherheit? Können die Originalbelege nach dem Scannen vernichtet werden?
☑️ Verantwortliche Nutzer identifizieren Wer hat Zugriff auf diese Programme? Wie werden diese genutzt? Wer ist für deren Wartung verantwortlich? ☑️ Verarbeitungsprozesse dokumentieren Wie erfolgt die Verarbeitung von digitalen Belegen? Wie erfolgt die Verarbeitung von Papierbelegen? Verfahrensdokumentation buchhaltung master site. Wie erfolgt die Verarbeitung interner Vorgänge (Reisekostenabrechnungen, Ermittlung von Rückstellungen, etc. )? ☑️ Kassensystem erläutern Wie werden Kasseneinnahmen und -ausgaben registriert? Verfahrensdokumentation: Kasse und Kassenführung Die Verfahrensdokumentation beschränkt sich nicht nur auf Tools zur Buchführung, sondern betrifft in Geschäften auch die Kasse. Für die Verfahrensdokumentation zur Kassenführung sind Unternehmer verpflichtet, den Prozess des kompletten Kassenvorgangs Schritt für Schritt darzulegen. Dazu müssen die Merkmale des Kassensystems hinterlegt werden, ebenso wie die Daten rund um die Kommunikation, etwa die IP-Adresse der Geräte als auch der komplette Aufbau des betriebsinternen Netzwerks.
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