Anders als bei privaten Dienstleistungsunternehmen sind der Bundesverwaltung auf diesem Weg allerdings Grenzen gesetzt. Betriebswirtschaftliche Steuerungsansätze erfordern als Informationsinput unter anderem auch Marktsignale von Kunden und Wettbewerbern. Die öffentliche Verwaltung nimmt aber in großem Maße Aufgaben wahr, für die keine echte Nachfrage im betriebswirtschaftlichen Sinne besteht oder bei der sie monopolistischer Anbieter (fehlender Wettbewerb) ist. Fehlende Marktsignale müssen in diesen Fällen beispielsweise durch Kundenbefragungen, Leistungsvergleiche oder ein Beschwerdemanagement simuliert werden. Weiterhin ist ein häufig verwendetes Argument gegen die Orientierung am Kunden die starke Regelgebundenheit des Verwaltungshandelns. Beschäftigte könnten nicht den Kundenwunsch in den Vordergrund stellen, denn sie seien an die Rechtmäßigkeit ihrer Handlungen gebunden und müssten somit eine Vielzahl von Gesetzen und Verfahrensvorschriften beachten. Beide Aspekte verhindern aber nicht den Wandel der Verwaltung von der bürokratischen Organisation zu öffentlichen Dienstleistungsunternehmen.
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Erfahrungen zeigen, dass der Büroalltag von Tätigkeiten geprägt ist, die Zeit kosten, ohne irgendeinen Nutzen zu bringen. Die hauptsächliche Zielsetzung muss deshalb sein: Wenn wir davon ausgehen, dass alle Verschwendungstätigkeiten je nach Funktion ca. 30% der Bürotätigkeiten ausmachen, und wenn es uns gelingt, diese Verschwendung im Büro auch nur um die Hälfte zu reduzieren, hat man 5 – 10% der Arbeitszeit für sinnvolle Dinge freigemacht. Im Assistenzbereich dürfte der prozentuale Anteil sogar noch höher sein. Und somit bliebe mehr Zeit für aktive Chefentlastung. Häufige Fragen
Geht Lean Management nur in der Produktion? Für welche Unternehmen ist Lean Management geeignet? Ist unser Unternehmen zu klein für Lean Management? Inwieweit lässt sich durch Lean Management Wettbewerbsvorteile erzielen? Wie gewinne ich meine Mannschaft für Lean Management? BXB Webinar GRATIS Webinar "So wird Ihr Change-Projekt nicht scheitern" Erfahren Sie innerhalb von 45 Minuten, warum nachhaltige Veränderung nur mit Kata-Management funktioniert.
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Daraus wurde das Konzept "Neues Steuerungsmodell" als Grundlage für eine umfassende kommunale Verwaltungsreform entwickelt. Es integriert betriebswirtschaftliche Ansätze in die Verwaltungskultur und unterstützt somit den Wandel von der Funktions- zur Produkt- bzw. Prozessorientierung. Hauptmerkmale einer prozessorientierten Organisation sind:
Orientierung am Zielobjekt und damit Fokussierung auf Qualität und Effizienz der Aufgabenerledigung,
Übergreifende/integrative Wertschöpfungsketten mit geringen Organisations- und Medienbrüchen,
flache Hierarchien mit kurzen Informationswegen,
Wahrnehmung ausschließlich notwendiger Tätigkeiten (Reduzierung der Aufgaben),
Betrachtung der Beschäftigten/Leistungsersteller als entscheidendes Qualitätskriterium (Mitarbeiterorientierung). Würden die Organisationen der öffentlichen Verwaltung stärker nach den oben genannten Eigenschaften ausgerichtet, könnte das mehrere positive Folgen haben:
Der strukturelle Selbsterhaltungstrieb und Bereichsegoismus wird mit Hilfe der Fokussierung auf Kundenzufriedenheit und Qualität weitgehend ausgeschaltet.
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Nein, Lean Management greift weiter - und geht tiefer. Es dringt, sofern die Strukturen in Ihrem Unternehmen das zulassen, in jede einzelne Ebene der Organisation und beginnt dort, den Samen der Veränderung zu setzen. Lean Management Tools / Werkzeuge und Methoden
In diesem Sinne ist Lean Management nicht bloß der Sammelbegriff für "schlanke" Tools und Methoden, sondern die Einladung zum Unternehmenswandel. Natürlich zum Besseren. Auch weil es darum geht, dass alle - Mitarbeiter/innen wie Führungskräfte - vorher geltende Verfahrens- und Vorgehensweisen hinterfragen müssen, um dahinter die Antwort für noch mehr Effizienz, Prozessoptimierung und Kundenorientierung zu erhalten, sind Widerstände nicht ausgeschlossen. Und sogar gut für Ihr Unternehmen. Seminar Lean Management Basiswissen und Lean Management Experten Workshops für Prozessverantwortliche, Mitarbeiter aus Verwaltungs- und Unternehmensbereichen (Marketing, Beratung, Vertrieb, Sales, Marketing, Planung, Einkauf, Marketing, Büro, Auftragsbearbeitung, Finanzen und Controlling)
Denn damit und mit Ihnen und Ihren Mitarbeitern können wir arbeiten, Ängste und Bedenken konstruktiv aufnehmen und anhand praxisbezogener Beispiele illustrieren, dass Lean Management funktioniert.
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Hier konnten wir den "Schmerz" spüren, wo der Leidensdruck am grössten und demnach der Fokus zu setzen ist. Ohne "Schmerz" keine Motivation zur Veränderung. Denn nie Veränderung einleiten, einfach der Veränderung willen. 2. E rläutern
Die gesammelten Befunde mussten auf allen Ebenen adressatengerecht erläutert und diskutiert werden. Werden die erhobenen Befunde " gleich" verstanden? Durch Veranstaltungen mit diversen Methoden wie LEGO® SERIOUS PLAY® in kleineren Gruppensettings, World Café mit vielen Teilnehmenden oder individuellen Coachings haben wir versucht, die Mitarbeitenden von Betroffenen zu Beteiligten im Prozess zu machen. Nach der ersten Konfrontation mit den Befunden war es wichtig, in einem "sicheren" Umfeld - in dem niemand verurteilt wird - alle Beteiligten zu Wort kommen zu lassen und Verständnisfragen zu klären. 3. E ntwickeln
In einem nächsten Schritt haben wir dann zu Workshops eingeladen, um gemeinsam Ideen zu finden und dadurch die Bereitschaft zur Mitwirkung an den Veränderungsprozessen im gemeinsamen Sinne zu wecken.
Konkret erstellen Sie eine Prozesslandkarte für Ihren Bereich, analysieren Ergebnisse und Abläufe aus der Sicht des Kunden, setzen Optimierungspotenziale um und gestalten Prozesse effizienter. Sie erkennen, wie Sie die Organisation mit "Bordmitteln" weiter entwickeln können, dabei das kreative Potenzial der Beschäftigten einbeziehen und Verbesserungen auf allen Ebenen bewirken können.