Und als Verein? Denken Sie an Ihre Mitglieder- und Sponsorenverwaltung, die Beitragsverwaltung oder die Veröffentlichung von Fotos oder Spielergebnissen auf Ihrer Website…. Sie sehen also: Um ein Verarbeitungsverzeichnis kommt im Grunde kaum ein Verantwortlicher herum. Mehr dazu lesen Sie im Beritrag " Datenschutz – Womit fange ich an ". CVJM Westbund - Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Und jetzt kommt das richtig Gemeine, nämlich die Frage: Wer benötigt einen Datenschutzbeauftragten? Nach Artikel 38 Bundesdatenschutzgesetz (neu) (BDSGneu) ("Datenschutzbeauftragte nichtöffentlicher Stellen") … benennen der Verantwortliche (…) einen Datenschutzbeauftragten, soweit sie in der Regel mindestens zwanzig Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen "Beschäftigen" heißt hier auch "ehrenamtlich" oder mehrere Teilzeitkräfte, die sich eine Stelle teilen. Das bedeutet: Unternehmen mit weniger als 19 Mitarbeitern, die regelmäßig Löhne zahlen oder eine Buchhaltung haben oder Kunden mit Werbung ansprechen, oder, oder, ….
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Weshalb ein Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten (VVT) für den Datenschutz im Verein aus meiner Sicht zwingend notwendig ist, habe ich eben dargestellt. Muster habe ich Ihnen auch verlinkt. Aber jetzt mal "Butter bei die Fische". Jetzt werden wir konkret. Verarbeitungsverzeichnis im Verein Bevor wir uns an die Beispiele wagen, schauen wir noch einmal in den Art. 4 der DSGVO, was eigentlich alles "Verarbeitungstätigkeiten" sind: das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung Ganz schön viel, oder? Verzeichnis von verarbeitungstätigkeiten beispiel vereinigten. Daraus ergeben sich also folgende Beispiele für typische Verarbeitungsvorgänge im Verein: Lohnabrechnung über externen Dienstleister (Achtung: keine Auftragsverarbeitung; ggf. Vertrag zur gemeinsamen Verantwortung schließen! )
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Auch in der Videoreihe des LfDI Baden-Württemberg werden die grundlegenden Informationen rund um das Thema VVT sehr konkret vermittelt und erläutert, wie ein VVT praktisch umgesetzt werden kann: Warum müssen Verantwortliche ein Verarbeitungsverzeichnis pflegen, welche Inhalte muss es haben und wieso kann ein sorgfältiges Verzeichnis sogar Arbeit sparen? Diese und weitere Fragen werden in dem Video beantwortet. (Foto: Chris –)
Wichtig ist besonders die Nachweisbarkeit – vor allem der Einwilligungen. Denken Sie daher daran, mit Ihrem Website-Host und E-Mail-Provider einen AV-Vereinbarung abzuschließen. Und vergessen Sie bei all Ihren Verfahren nicht die Löschfristen. Übrigens, das Verarbeitungsverzeichnis ist die Grundlage, um Ihren Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO nachzukommen. Und weil das Verarbeitungsverzeichnis im Verein so wichtig ist, gibt es meine Erstberatung inklusive VVT. Sie möchten doch lieber etwas Hilfe bei der Erstellung? Verzeichnis von verarbeitungstätigkeiten beispiel verein englisch. Dann sprechen Sie mich an! Obligatorischer Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Übrigens: Kennen Sie schon den Online-Generator des LfDI zur Erstellung einer Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO? >> Bildquellen Verzeichnis-verarbeitung: Pixabay - megan_rexazin